INFORMES DE DESEMPEÑO Y REGISTRO DE INCIDENTES

INFORMES DE DESEMPEÑO Y REGISTRO DE INCIDENTES

INFORMES DE DESEMPEÑO

MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO

La Cooperativa debe identificar medidas cuantificables de desempeño, para determinar el cumplimiento del Sistema de Gestión en su totalidad por parte de la COPROLE.

Con propósito de medir el desempeño del sistema de gestión se estableció un procedimiento para monitoreo y seguimiento, el cual se desarrolla por parte del Equipo del Sistema de Gestión Calidad, quienes a través de una reunión presentaron información estadística, registros, evidencias, análisis de resultados y toda la información que permita identificar el estado del sistema con respecto a las metas propuestas en la definición de los Objetivos; esta información, se analizó y se estudiaron estrategias y acciones correctivas y preventivas que permitieran controlar y aplicar las acciones o planes para mejorar las situaciones encontradas.

Dentro de los aspectos a los cuales se les realizó constante seguimiento y monitoreo encontramos:

·         Objetivos del Sistema de Gestión: Se evaluaron con la periodicidad establecida en la Matriz de Objetivos, esta revisión la realiza la alta dirección de la empresa, con el fin de establecer los planes de acción de acuerdo a los resultados obtenidos.

·         Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros: Se realiza la evaluación de Cumplimiento de acuerdo a la periodicidad establecida en el Procedimiento de Identificación de Requisitos Legales, manteniendo control sobre las actualizaciones de la normatividad.

·         Programas de Gestión: El seguimiento y evaluación de las actividades programadas en el sistema de gestión se realiza a través del cronograma de actividades establecidas.

·         Mediciones Ocupacionales: Se cuenta con mediciones ocupacionales en iluminación, ruido y confort térmico. Los certificados de calibración y resultados de las mediciones, se encuentran en medio físico, para revisión y consulta de las partes interesadas.

·         Informes de Accidentes e Incidentes: Se realiza un informe trimestral estadístico donde se incluyen en general las causas de ausentismo en la empresa intuyendo los permisos sindicales, accidentes de trabajo, enfermedades de tipo general y profesionales.

REGISTRO DE INCIDENTES

La Cooperativa debe establecer, implementar y mantener procedimientos efectivos para el reporte e investigación de incidentes. El propósito primordial de estos procedimientos es prevenir la ocurrencia de más situaciones similares, tratando las causas encontradas en el proceso.

La Cooperativa Productora de Leche Acida COPROE estableció un Procedimiento y responsabilidades mínimos para realizar la investigación de incidentes de trabajo, con el fin de identificar las causas, hechos y situaciones que los han generado, e implementar las medidas correctivas encaminadas a eliminar o minimizar condiciones de riesgo y evitar su recurrencia.

La metodología seguida en este procedimiento se basó en lo reglamentado en la Resolución número 1401 de 2007 por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo por parte del MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL.

Para el registro de la investigación y reporte de incidentes, se establecieron dos formatos para el diligenciamiento de estos se realizó una sensibilización con cada una de las áreas de la empresa, en la cual se utilizó como metodología el Modelo ATENEA, modelo facilitado por la ARP. Como dinámica se simuló un accidente para conocer más a fondo las funciones de las personas que participan en el proceso de la investigación.

Se conformó el Equipo de Investigación de Incidentes siguiendo los lineamientos de la normatividad vigente, los integrantes del EII son:

·         Integrante del COPASO.

·         Jefe de Área.

·         Representante de la Dirección.

·         Profesional con licencia en Salud Ocupacional.

No conformidad, AC – AP

En el momento de la identificación de una no conformidad real o una no conformidad potencial se deben tomar acciones de inmediato, con propósito de corregir las desviaciones respecto a la norma, practicas, procedimientos, reglamentos, desempeño del sistema de gestión, entre otras, que puedan llegar a ser causa directa o indirecta de una enfermedad, incidente o daño en general del ambiente sano de trabajo.

La Cooperativa cuente con los procedimientos de acción correctiva y preventiva y producto no conforme establecidos en el sistema de gestión de Calidad, estos procedimientos se modificaron y actualizaron con el fin de agregar los aspectos del Sistema de Gestión  y hacerlos aplicables a ambos sistemas evidenciando la eficacia de las AC. Para la facilidad de la documentación y registro de estos procedimientos se establecieron e implementaron los formatos de producto no conforme y Acciones Correctivas y Preventivas.

Auditorias internas

“La auditoría al sistema de gestión en S & SO es un proceso mediante el cual las organizaciones pueden revisar y evaluar continuamente la efectividad de su sistema de gestión en S & SO. En general, las auditorías de S & SO necesitan considerar la política y procedimientos de S & SO y las condiciones y prácticas en el sitio de trabajo.”

De acuerdo con lo establecido por la norma, la Cooperativa estableció un procedimiento con objeto de indicar las actividades, criterios y los responsables para la planeación, ejecución y control de las Auditorias Internas del Sistema de Gestión en Calidad, por lo tanto fue necesario actualizar y modificar este procedimiento agregando los aspectos necesarios para hacerlo aplicable al sistemas de SGC.

Para la realización de las Auditorías Internas en La Coopertativa Productora de Leches Acidad COPRELE se contó con la siguiente metodología:

·         El área de Calidad programa la auditoría interna del Sistema de Gestión a desarrollarse, definiendo el Programa de Auditoría Interna del Sistema de Gestión, el cual contiene: el auditor líder designado, el alcance, la fecha de auditoría, los procesos a auditar, los recursos necesarios y las observaciones generales. La programación debe asegurar que cubra todos los aspectos del Sistema.

·         El auditor interno – Gerente General  líder asignado recibe por parte del Calidad los documentos y formatos necesarios para la auditoría. Una semana antes de la fecha acordada para la auditoría elabora y publica el Plan de Auditoría Interna del Sistema de Gestión, el cual contiene la agenda detallada de las actividades para la auditoría: objetivo general y el alcance de este, los procesos a auditar, el auditor o equipo auditor asignado, el auditado, las fechas de auditoría y las observaciones generales.

·         Según lo establecido en el “Plan de Auditorias Internas del Sistema de Gestión” se lleva a cabo la reunión de apertura, dejando registro de asistencia, con el fin de tratar los siguientes puntos:

·         Presentación del equipo auditor y los auditados

·         Revisión del Plan de Auditorías Internas del Sistema de Gestión.

·         Objetivo de la auditoría.

·         Metodología para la realización de la auditoria.

·         Aclarar dudas con relación al plan de auditorías.

·         Establecer los canales de comunicación auditor-auditado

·         Disponibilidad de recursos.

·         La auditoria debe ser realizada de acuerdo a lo programado en el Plan de Auditoria Interna del Sistema de Gestión. Las evidencias se reúnen a través de entrevistas, revisión de documentos, análisis de registros, observaciones de actividades y condiciones en las áreas de interés. Los hallazgos deben ser documentados con el detalle que permita identificar su ubicación exacta y el documento de referencia.

·         La reunión de cierre debe ser realizada con las mismas personas que estuvieron en la reunión de apertura. objetivo y el alcance de la auditoría, las oportunidades de mejora, las fortalezas del sistema y las No Conformidades encontradas.

·          El auditor elabora y entrega el Informe de Auditoría Interna, con la información presentada y revisada en la reunión de cierre. Este informe contiene: objeto, alcance, nombre de procesos auditados, nombre equipo auditor, fortalezas del sistema, aspectos a mejorar, hallazgos de No Conformidades, Conclusiones y firma de auditor líder y responsables del área auditada. Las conclusiones deben referirse al grado de implementación y eficacia del Sistema de Gestión y al grado de cumplimiento de las disposiciones planificadas (manual, procedimientos, instructivos, etc.), de la norma NTC OHSAS 18001:2007.

·         El Equipo HSEQ recibe y revisa el Informe de Auditoría Interna, para tomar las acciones correctivas y preventivas del caso y asignar, tiempo, recursos y responsables según lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. Los informes de las auditorías internas, previas a la auditoría de certificación fueron realizadas por el Equipo de sistemas HSEQ, en los cuales se especifica la situación de la empresa frente al cumplimiento del Sistema de Gestión, y las No Conformidades encontradas, además propuestas de mejora.